デスクの整理整頓。引き出し別に役割を決めて使いこなす方法

デスクの整理整頓。引き出し別に役割を決めて使いこなす方法

デスクの整理整頓がなされていなければ、仕事の効率は上がりません。

引き出しにはそれぞれの役割を与えましょう。

そうすることにより、引き出しの中に収まらないものは、不要なものとなりますから、散らかることはなくなります。

デスクの引き出しにはそれぞれの役割があるのです。

引き出し別、整理整頓術をご紹介いたしますので、是非参考になさってくださいね。

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まずはデスクを整理する。デスク整理の仕方について

ご自身の仕事がデスクワーク中心だとしたら、職場のオフィスで1番長くいる場所は、自分の「デスク」というイメージが多いと思います。
その1番長くいるであろうデスクをきれいな状態に保ち続けることは、日常的な週間を身に着けない限り難しいとも言えると思います。

では、どのようにきれいにすれば整理整頓ができたと言えるのでしょうか?

1番大切なことは「いるもの・いらないもの」を分けるということです。
ただ、いつか使うことがあるかもしれない、と思うものも出てきます。
そんな時は「壊れているもの、古いもの」は捨てる、使えるものは「残す」という選択方法を用いることをオススメします。

では、整理、整頓という言葉はそれぞれ意味が違うということは知っていますか?

  • 整理
    いるものは保管し、いらないものについては破棄するという事です。
  • 整頓
    散らかったり、乱れている部分を片付け、誰でも使用できる状態に正す事です。
    なので、いるものいらないものを整理し、片付け整頓するという意味で整理整頓というのです。

下記でも説明しますが、次に必要なのは小物、書類、文房具を振り分けるという作業です。
すべて必要なものですが、バラバラに保管しておくのでは使用する時に探す時間がかかり、決して効率の良い仕事ができるとは言えません。
それぞれの定位置を決めて保管することが、仕事をする上で迅速に対応でき、いち早く仕事に取り組むためには、デスクが整理整頓されていることがとても重要となるのです。

デスクの引き出し整理整頓術。まず、手前の引き出しは基本『カラ』に

では、まずどこから手をつけていけば良いのでしょうか?
乱雑になっているデスクの場合、何かを触れば崩れてきたりなど、悲惨な光景が目に浮かびます。
そこで登場するのが「ダンボール」です。
ダンボールといっても、一度保管する箱という意味なのでダンボールじゃなくてもデスクの物が入る箱なら何でも大丈夫です。

デスクの上、引出しの中、すべての物を一度ダンボールに入れて下さい。
乱雑すぎるデスクの場合なら、とにかくバラバラにダンボールに入れるほかありませんよね。
そこから初めて仕分け作業開始です。

引出しにはそれぞれ名前がついているので、紹介しながら説明したいと思います。

  • センター引出し
    座るとちょうどお腹のあたりにあたる、横長の薄い引出しの名称です。
  • 小引出し
    センター引出しの横にある、1番上の小さい引出しの名称です。
  • 中引出し
    2段めの引出しの名称です。
  • 大引出し
    1番大きく下にある引出しの名称です。

センター引出しは「カラ」にしておこう

せっかく引き出しがあるのに、なぜカラにしておくのか?と思う人もいると思いますが、これは整理整頓をする上で大切なポイントです。
「書類作成中お昼になった」「お客様との約束で伝票作成途中の状態」の時に使用するのが、センター引出しです。
やりかけの仕事がある時など、次に机に向かうときには、処理予定の書類を保管する場所を作って置くだけで、仕事の効率がグッとあがります。
そのためには極力「カラ」に近い状態にしておかないと、保管できない、書類がぐちゃぐちゃになってしまったなど効率の悪い仕事になってしまうからです。
ただ、長めの定規なんかは他のどこの引出しにも入らないというケースが多いので、センター引出しの中に保管しておいても良いと思います。

デスク袖の引き出し1段目の整理整頓術

では、各引出しには、どのような物を保管していくことで効率の良い仕事へと繋がるのでしょうか?

1つずつ紹介していきたいと思います。

  • 小引出し
    ここは、デスクの中で1番小さい引出しです。
    書類をいれるなら重ねて入れなくては入りませんし、取り出すときには探すのに時間がかかってしまいます。
    基本的には、筆記用具や事務用品を保管するスペースとして利用して下さい。
    字を書く上で欠かせないペンや文房具は、早めに取り出せるような場所に保管しておく必要があります。
    また、小引出しの中でも整頓が必要です。
    文房具は小引出しにしまったから…と乱雑にいれているようでは、結果として探すのに時間がかかり、効率良い仕事をすることには繋がりません。
    トレーや空き箱などを用いて、ペンと修正用品、ハサミなどをそれぞれのスペースへ小分けして保管することをオススメします。
    引出しを開けた瞬間にどこに何が入っているのかわかりますよね。
    こういう細かい作業が、仕事への効率化へつながってくるといえるのでしょう。

デスク袖の引き出し2段目の中引出しはどのように整理整頓を行うべきか

次は中引出しについて紹介します。

  • 中引出し
    ここの引出しは収納が難しいとも言われいるように、書類を縦に保管するには小さすぎるし、文房具を入れるには大きすぎるという特徴があります。
    では、どんなものを保管することが適しているのでしょうか?

それは、DVDや充電器関係、小引出しで入らなかった事務用品です。
確かに、充電器等は小引出しだと小さすぎて配線が引っかかってしまいますし、大引出しだと余ったスペースが勿体無いですよね。
充電器などは空き箱などに入れ、DVDやメモ帳は縦に仕切りを挟みながら収納すると、取り出す時も瞬時に取り出すことができるでしょう。

事務用品でも大きめな鉛筆削りや、穴あけパンチもこのスペースを利用することが好ましいと思います。

様々な話しを聞いている中に「私物をいれる引出し」という話しもありました。
確かに、空きスペースにハンカチやティッシュを入れることも可能なので、整頓する意味ではオススメできますが、それ意外の仕事に直接関係のない私物はあまりオススメできません。
コンプライアンスが取り沙汰されている昨今で、会社の所有物でもあるデスクにお菓子や漫画の本など仕事に直接関係の無いものは、まわりの人からみても、好ましいデスクの使い方とは言えず、共感を持ってもらえないことも少なくありません。
極力持ち込まないよう心がけましょう。
ただ、会社の雰囲気や風潮で休憩時間には間食をすることが許されているなんて場合もありますから、その点は臨機応変に引き出しの利用方法を検討してみて下さい。

デスク袖の引き出し大引出しの中身には何を入れるべき?

最後になりましたが、大引出しの中身を紹介します。

わりと気づいている人もいるかと思いますが、それは書類関係です。
一般的に多く使用されているA4サイズの書類を立てて、保管することができる大引出しのスペースは、鍵をかけられるタイプの物が多く個人情報記載書類だったり、売買契約書など大切な書類を保管しておく上で、とても便利な引出しとも言えます。
勿論保管する時はそのまましまっても、ふにゃふにゃのぐちゃぐちゃになってしまいますから、ファイリングをしてから保管するという方法をオススメします。
最近では、厚型ファイルや箱型ファイルなど色々なサイズに合わせてファイルが販売してますので、その綴るであろう書類にあったサイズのファイルに綴り保管することで、空きスペースを有効活用できる意味でもオススメします。

あとは、ファイルに見出しを付けておくことです。
せっかくファイルに入れたのに、後日どこにどの書類を入れたのかわからなくなってしまったなんて話しはよく聞きます。
それぞれのファイルに見出しを付けておくことで、必要な時、瞬時に取り出し処理することができるようになるためです。
これこそ効率の良い仕事といえるでしょう。

デスクの使い方、整理整頓について色々紹介してきましたがいかがでしたでしょうか?

1番忘れてはいけないこと、それは「デスクは会社の所有物」ということです。
毎日使っていることで私物のような感情になってしまう気持ちもわかりますが、部署が変わるからといって、デスクまで一緒に移動させたりしませんよね?
自分のものでも大切に整理整頓する意識は勿論必要ですが、仕事をする上で預かっている位の意識で使用することで、より整理整頓を意識することができるのではないでしょうか?

毎日お世話になってる「デスク」ですので、感謝の気持ちも込めながら、日々整理整頓を欠かさず、みんなが気持ちよく仕事ができるよう心がけてほしいと私は思います。

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