【デスク整理術】書類の片付け方と使いやすくするためのコツ

【デスク整理術】書類の片付け方と使いやすくするためのコツ

デスクの上がごちゃごちゃになっていると、今すぐ必要な書類ですら探すことができないこともあるでしょう。そうなると仕事の効率も上がりません。

まずは書類を整理することから始めましょう。しかし、ただ整理すればいいということではありません。コツがあるのです。

今回はデスクの上の書類の整理の仕方や使いやすいデスクにするためのコツについて詳しく説明します。この方法を実践することによって使いやすいデスクになるでしょう。

また、社会人の先輩たちが実践しているデスク整理術についてもご紹介します。これを参考に自分のデスクを変身させましょう。

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デスクの上にある書類を整理するコツを教えます

デスクの上にドンドン書類を重ねる事で、置いた時は瞬時に置けるので簡単ですが、使いたい資料を探す時には時間がかかってしまいますよね?
そのため、会議に遅れたなんて最悪の自体もまねきかねませんので、ここからは、デスクの書類を整理する方法など簡単に紹介したいと思います。

片付けが苦手な人は、どこの会社でも1人は見かけますよね?
ただ、整理整頓はとても重要な事で、性格が出てるとまで言われてしまう重要なポイントなのです。
デスクがきれいな人を例に出して説明したいと思います。
ペンの向きはここでパソコンはこの位置に・・・なんてキッチリ決めて置かないと気がすまない人等は性格もとっても真面目であらゆる事に細かくて几帳面なんて言われています。
デスクの上を片付けられない、散らかっている人として、「雑」「だらしない」という印象がついてしまいます。ひとによっては「仕事ができない人」とみる人もいるくらい、整理整頓は重要な仕事の一部です。

そのイメージを払拭するためにも、少しでも人並みにきれいにしたいですよね。

まず、1番簡単な整理方法は、デスクの上に書類ラックをおくことです。
右おく又は左奥にA4サイズ位の4,5段のラックを置き種類別にドンドン重ねていくだけでとても整理が行き届いているようにみえるのです。
書類のラックは100円ショップで簡単に体にれることができますし、5段にしたとして500円なら、だらしないと思われ続けることを考えた時安い買い物です。
ラックをしようするだけで、自分自身も書類を見つけやすくなるという良い点もあって簡単に取り入れられる方法なので是非挑戦してみて下さい。

デスクの書類は見出しをつけて整理しよう

では、上記のラックを並べたからと言って、どこに何の書類をどのように見分けるのか、わからなければ、またどんどん山のようになっていってしまいます。
そこで使用するのが「見出しをつける」という作業です。
見出しの付け方は様々で紙を切ってテープで貼り付けるという方法や、100円ショップにいけばシール状になって枠を区切ってある見出し専用のシールも売ってあるので、自分のわかりやすさ、見やすさを考えて使用してみて下さい。

ラックに見出しをつけることで、最初は見出しを見ながら書類を探していた行為が、頭の中に自然と入ってきて、日にちがたつにつれ感覚でしまうことができるようにもなるので、永遠に机の上を整頓した状態で保つことができるのです。

その作業が完璧になってきたら、次は第2段です。
ラックごとにファイルを入れ、さらにそのファイルにも見出しをつけるということです。
こうすることでさらに探しやすくなりますし、まとめて見たい時は同じものを続けて見ることができるのでとてもオススメな整頓方法です。
ただ、ラックのなかでのファイルなので探しにくいということがデメリットとしてあげられます。
そこで大切なのはファイルの色分けです。
この資料は「水色のファイル」この資料は「ピンクのファイル」といったように、見出しもつけ、色も分けることで、今度は色を見ただけで自然とファイルを開けるようになってくるのでラックの中に置いていても簡単に取り出すことができるようになるのです。

使い終わった書類はデスクに保管しないようにしよう

客先からもらってきたチラシや販売終了している商品のカタログなど、仕事で使う「紙」は山のように発生します。
その「紙」を毎回机にしまいこんでしまったら、やっぱり積み重なってごちゃごちゃになってしまいますよね。
そこを避けるために「~系のカタログ」などとファイル分けし、必要なくなったものからシュレッターにかけていくという作業をまめに行う必要がでてくるのです。
逆に言えば、次回また使う資料はなるべく大切なファイルでの位置づけをし、必要な時になるべく迅速に取り出せるよう保管しておく必要があります。

わたしの話しになりますが、某機械メーカーの事務として働いていたわたしの仕事の1つとしてカタログ整理がありました。
季節ごとに新しいカタログが送られてきてましたが、前のカタログがゴッソリ残っており展示スペースにも入り切らない位のときもたくさんあったのです。
そこで使用したのが書類ラックです。
展示スペースの裏側にカタログをしまって置ける棚があったので、まだ販売中の製品のカタログを6段くらいにしたラックにそれぞれしまい整頓することで、営業の人もお客様が来店した時に迅速に対応できるのでお客様を待たせるというストレスが両者になくなったのです。
確かに整理している時は山のようなカタログを1種類ずつ分けることが大変で苦悩しましたが、地道に毎日少しずつ整理をした結果、とても見やすいものに変化していったことを覚えています。
少し横道にそれてしまいましたが、必要なくなった書類は潔く捨てる、必要な書類はわかりやすいところにファイリングしておくなど、自分にあった方法で効率よく仕事をこなすことを考えて下さい。

デスクを使いやすくするための整理術とは

1日の終わり、日報を記載したり見積もりを作ったりデスクワークをすることが多いと思いますが、デスクが汚いと書類も作れないし、書物もできませんよね?
そこで、デスクワークをする上で大切な整頓方法を少し紹介します。

まず、引き出しを大いに利用しましょう。
1段目・・・(左右どちらか)文具系を最小限に抑え保管する。
書いたり綴じたりする上で活用しやすいのが左右の一番上の引き出しです。
そこのは筆記用具やパンチなど、必要最低限のものだけ保管するよう心がけて下さい。

2段目・・・販売する上で必要なカタログやコンパクトな書類を綴って入れておいたりA4サイズのファイルは横にしなくては入らないスペースですよね。
かといってA4サイズの書類をねかせて重ねて入れていってもまたどこにいってしまったのかわからなくなってしまいます。
上手に工夫しながら、名刺入れにする、メモ帳を保管するなど小さいながらも活躍できるスペースを生生かして下さい。

お腹の真ん中の横長の1段目・・・ここは横には長いですが、縦にはとても短く10cmあるかないかのスペースの場合が多いと思います。
あなたならどのようなものをしまいますか?
とっても取り出しやすいこのスペースですが、実は何も入れておかないことをオススメしたいのです。

日報記入後、見積もり作成後などすぐにしまいたいものをしまえるという空間を1つ残しておくだけで、デスクの上は常に整頓を保てます。

ただ、ずーっとしまっておくようであれば空にした意味がなく、また明日使うから、とどんどん書類がふえていってしまいますよね?
そのように長期に渡り保管しなければいけない書類は別の場所にファイリングを作っておくことをオススメします。

デスク整理におすすめのアイデアをご紹介します

上記でもお伝えしましたが、整理整頓として書類ラックをオススメします。

整理に自信の無い初めはなんとなく種類分けをして、場所がわかってきてから見出しをつけたりさらにファイリングするなどのテクニックができてくるようであれば片付け上手の達人ですよ!
どこをどのように片付けるかという事は小さい子供から定年を迎えるであろうサラリーマンにとっても永遠のテーマでもあります。

本が倒れてこないようにしようする仕切り板です。
これはとても便利です。書類や本の重さによって固定される仕切り板は整理する上でとっても活用できるでしょう。

退社時は基本的にはデスクの上にものは無し。
これは、一般的で当たり前のようにも思えますが、実は実践できている人が少ないのです。1日の仕事が終わったという区切りも含めて毎日きれいな状態でデスクを空にすることはとても重要なのです。
そのため、日常的に使用するものは下の段のファイルにしまう、明日使う書類は目の前のラックにしまうなど部門部類分けをして保管することが大切なのです。

汚いデスクは、毎日拭き掃除をすることもできずホコリやゴミがたくさん蓄積されていきます。
そんな机の上の書類を翌日お客さんに渡す・・・なんて、もらった側の気持ちにしたら保管状況は見えていないにしても、考えただけでゾッとしますよね。

自分が整理することで、まわりの景色も必ず変わっていきます。
蓄積されればされるほど整理整頓に時間を要してしまうため、日々の「きれいにしてから帰宅する」という流れがとても重要なのです。

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