書類の整理はファイルを活用!整理整頓術で仕事の効率がアップ

書類の整理はファイルを活用!整理整頓術で仕事の効率がアップ

会社のデスクまわりに書類が山積みの状態になっていることに、頭を抱えている人もいるのではないでしょうか。

仕事で使う書類の整理は、ファイルを活用すると綺麗に整理整頓することができます。

でも、実際にどんなふうに整理をすればいいのかがわからないと、上手に整理整頓をすることができませんよね。

ここでは、ファイルを使った書類の整理整頓術についてお伝えします。ファイルを使って整理をするメリットや、デスク周りが片付かないデメリットを知って、書類の整理を行いましょう。

片付けをすることで、効率よく仕事ができるようにしてくださいね。

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ファイルを使って書類の整理をするメリット

高校、大学、社会人。学校でも職場でも書類が多く配布され、その書類の管理の仕方で戸惑うと思います。

身分が学生であっても、社会人であっても、書類はきちんと整理整頓をして、良い成績をとりたいですよね?

どこにあなたが探したい書類があるのかわからない。そんな状態だと、学校の問題でも、「この問題どうやって解くの?」という時に適切な解答を見つける事ができません。それが、社会人になっても同じです。上司から「この書類出しておいて」と指示されても、どこにその書類を保存したのかわからないようでは、上司から怒られます。

書類をきちんと整理するのに必要なアイテムに、ファイルがあります

それを使って、適切な書類を素早く取り出せる訓練をしましょう。

探したい物がすぐに見つかるメリットもありますし、「この書類どこに保存したっけ?」の様な問題が無くなります。つまり、仕事や学校でのあなたの悩みが一つ解決されます。日常的にファイルを使用したいですね。

ファイルを使って書類の整理!まずは書類の仕分けをしよう

職場や学校で配布される書類は、ノートに貼った方が効果的な物と、ファイルの中に入れておいた方が便利な分があります。

まず、その書類が勉強に本当に必要なのか、職場でも、周囲の方から「その種類、会議で使うからすぐ取り出せる様にしておいて」など指示が出る書類なのか、見分ける必要があります。

重要度が高い書類でしたら、その書類はなんだかの方法で整理をする必要がある書類になります。学校であっても、職場であっても、ノートに貼ったり、ファイルするべき書類です。需要度が低い書類であれば、その書類は捨てましょう。

ノートに張るか、ファイルに保存するか、ノートに関連する度合いが強いのであれば、貼った方が良いと思います。その方が知識をすぐに頭に入れる事ができます。でも、後でもう一度見直した方が良いかな?というレベルであれば、ファイルに保管でも問題ないと思います。

ただ、そのファイルが手に届きやすい位置に保存をしましょう。仕事をする上、勉強をする上で必要な物が手が届きやすい範囲に置くことは大切です。

ファイルを使って書類の整理!デスク周りの書類整理にファイルを活用

職場の机の上を見たら、会社や上司、同僚から配られた書類が散らかっていませんか?今までの資料や書類も沢山並んでいて、周りの方からも「もう少し整理整頓してみたら?」なんて目で見られているかもしれません。

今は不必要だけど、今後は必要になる書類は、会社でも、倉庫に置き、すぐに使用する書類は、ファイルに入れて保存すべきです。全員に言える事ではないかもしれませんが、仕事ができる方は、その人の持っているスキルだけではなく、きちんと整理整頓されている環境にいるからこそ、仕事をよりスムーズに終わらせる事ができるのです。

ファイルは机の引き出しに収納する事もできます。要は、散らばっている書類を一箇所にまとめて、整理すればあなたの机の上も綺麗に整理整頓ができ、必要な時に指示された書類を取り出す事ができるのです。

倉庫行きの書類、職場の机の引き出しに収納する書類、分けてお仕事をより円滑にできる様、整理整頓していきましょう。

書類が溜まると仕事にも悪影響がある

「書類を整理するのは、後にしよう」整理整頓が苦手な方にはよくありがちだと思います。先延ばしにしていた結果、職場の机を見たら、あらま。書類だらけで、周りからも「こんな状態で本当に仕事が捗るの?」なんて思われますし、あなた自身、「もう少し整理整頓を心がけなくは」と心の中で反省します。

新人、先輩に関わらず、その様な風景は職場でも見られます。取引会社の方から、「この前の一見、考慮して貰えましたか?」と聞かれても、「すみません、まだ見てません」なんて事態にもなりかねません。

あなたは「その書類は後でチェックすれば良いから」と思っているかもしれませんが、それがたまるとあなたの机の上も見るに堪えない状況になります。

あなただけではなく、周囲の方も「あの書類、早く終わらせてくれないかな」と実は心で感じています。仕事にも影響が出ますから、なるべく、書類は整理して、すみやかに終わらせましょう。

書類の整理が苦手な人の心理・特徴

会社でも、「いや、机の上の書類の整理、なかなかできないんだよね」と本人はわかってはいても、整理ができない方、いますよね?

テレビでもゴミをなかなか片付けられない方がいて、理由を聞いてみると、「ゴミも生活の一部」と捉えていたりします。生活の一部だから、捨てる事ができない。ゴミに対する考え方が私たちとはかなり異なっている事がわかります。

書類が整理できない方も、似たような考え方をしています。あまり綺麗過ぎる状況は好きでは無い。反って少し汚れていた方が安心する。確かにどのくらいが「綺麗なのか」「整理整頓されているのか」その判断基準は個人で異なる事はあります。

整理整頓されていた方が仕事はよりスムーズにできます

書類がどこにあるのかわからない状況だと、書類一つ作成するにも、どこに適切な情報、書類があるのかわからないので、そこで時間がかかります。

合格できるスピードが早い方は、努力だけではなく、整理整頓がきちんとされていて、情報を手早く入手できる技を持っています。あなたも見習って、仕事をスムーズに終わらせましょう。

書類の整理ができていると、仕事もよりスムーズに進み、多くのメリットがあることを説明しました。あなたの参考にはなりましたか?一旦ファイルに整理できたら、机の上も片付きます。まずは、行動に移しましょう。

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