デスクの整理!引き出しのポジションを明確に。デスクの整頓術

デスクの整理!引き出しのポジションを明確に。デスクの整頓術

デスクの整理がなされている男性は、できるオトコの証です。

たかが引き出し、されど引き出し。

引き出しは、モノを入れるところだと思っていませんか?
違います。

引き出しは『仕事』を入れる場所なんです。

そんなふうに考え方を変えてみると、デスク周辺が散らかることはなくなるはず。

それでは、デスクの整理についてと使いやすい引き出しのレイアウトをご紹介いたします。

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デスク周りをスッキリさせるには、まず『整理』と『整頓』の違いを知る

仕事をしている上で、長い時間、大切な作業を手助けしてくれるのが「デスク」の存在です。
デスクがなければ書類の作成もできませんし、自分の仕事内容の管理もままならなくなりますよね?
そんな日頃から支えてくれている存在でもある「デスク」を、みなさんはどのように利用していますか?
どんどん書類を重ねるだけ重ねて、端に寄せ崩れたらまた隣に寄せ…と気付けば字を書くスペースさえなくなっている場合もあります。
そんな状態が続くと周りの人からは「あの人はだらしない」と思われてしまいますよね?仕事にも支障をきたします。
そこで、一旦整理整頓を試みてみましょう。

そもそも整理整頓とは一色単になっていますが、意味が違うのです。

整理とは

必要なものといらないものを分別し、いらないものを破棄する事です。
書類を積み重ねているうちに、営業の方なら必ず期限の過ぎたパンフレットや、イベントの案内などが出てきます。必要のないものなら破棄してしまいましょう。

整頓とは

必要なものを誰でも取り出せるよう配置する事です。
一見、片付けの苦手な人からすれば難しい作業にも思えますが、ファイルなどのまとめて保管できるものに入れるだけで、誰が見てもわかりやすく、自分も仕事がしやすくなることでしょう。

デスクの引き出し。名称を知っていますか?

ではここからは、「デスク」についてもう少し掘り下げてみたいと思います。
そもそもデスクの引き出しにはそれぞれ名前がついています。

  • デスクトップ
    いわゆる机の上の名称です。
    ここは物を書いたりパソコンを打ったりする上では欠かせない存在です。
    ここには、日頃からよく使うものをファイリングして立てて奥に置くことも可能ですし、誰でもよく使うもの、個人情報ではなく、他の人が見ても問題ないものを保管しておくこともできます。そうすることで、机の上なのでみんなが気軽に取り出すこともできるのです。
    例えば、予備の空伝票や空の書類もオススメです。
  • センター引出し
    座ってお腹のところにくる薄めの横長の引き出しの名称です。
    薄いため、書類などは入れにくいと思っている人も多いと思いますが、よくつかう長いものさしや電卓、一時的に保管しておきたい書類などを入れるのには適しているといえるでしょう。
  • 小引出し
    センター引出し横の上段の引出しの名称です。ここには一般的には文房具や朱肉、小物のクリップなど書類を使用する上で必要な道具を保管しておくことが多い場所ともいえます。
    文房具など小物はバラバラになりやすいので、どこに何をいれたのか把握するためにトレーなどでそれぞれを仕切って使用するととても整頓されることでしょう。
  • 中引き出し
    小引出しの下の真ん中の引出しの名称です。
    ここを使うのが1番難しいとも言われています。
    大きすぎず小さすぎず広くないためです。
    書類を立てて入れることは不可能ですが、小物を入れるには縦があまりすぎるなどの話しを聞いたことがあります。
    一般的にはちょっとした私物を入れている人が多いとも言われています。
  • 大引出し
    1番下の大きな引出しの名称です。
    ここは、みなさんほぼ同様かと思いますが、ファイルなどで綴じた書類を立てて収納することができるスペースです。
    個人情報がのっている書類、大切な書類はここにしまうことが多いようです。
    縦にしまったときに、どこにどの書類があるのかすぐ取り出せるよう、パッと見えるところに見出しを記入するととても便利に使用できるでしょう。

デスクの整理。引き出しの上段を整理したあとに整頓し収納します

整理を開始するときの手順としては、一度引出しの中のもの、デスクの上のものをすべてダンボールなど違う箱に出して下さい。
そこから1つずつ取り出し、いるものといらないものに分け、いらないものはすぐにゴミ箱へ捨てて下さい。
今度は、いるものの中から1つずつどの引出しにしまうのか順番に決めていって下さい。
1番大変なのは、小物の整理です。
一般的に多くしまう場所の小引出しにすべてグチャッと一度入れ、そこからペンと留める文具などを分けるなど徐々に細かい作業へとうつっていきます。

なぜ、文房具から片付けるのかといいますと、小物は色々な場所へ入り込みやすくなくしやすいものが多いので、最初に整理しておくことで残りの書類の整理を早く進めることができるからです。
尚且、筆記用具を乗せておくトレーなどを使用するとよりきれいに整頓することができます。
字を書く上で欠かせないペンが一番下の大引出しに保管されていると、取り出すたびに時間のロスですよね。この保管方法は効率が良いとは言えません。
ペンとハサミと消しゴムとそれぞれの小分けの空間へ分けていくだけで使用する時は瞬時に取り出すこともでき、瞬時に戻すこともできるのできれいな状態を永久的に保つことができるのです。

デスク引き出しの中段はこのように使うと効率がよいです

大きさが中位で、書類を縦に保管するにはイマイチ高さが足りない中引出しは、携帯の充電器やDVDなどを保管するには適している空間といえると思います。
確かに充電器をセンター引出しや小引出しに保管しようとしても配線がひっかかってしまいますし、大引出しに保管するには空間が余ってしまい勿体無いですよね。
あとは、縦にも保管できるメモ帳などもオススメします。
メモ帳やDVDは縦に仕切りを設けて並べるだけで丁度よい空間活用ができますので、残りのスペースには充電器や小さめのカタログや書籍なども保管しておくことが可能でしょう。

ここのスペースに私物を入れているという意見も多数ありましたが、コンプライアンスの厳しい昨今ではあまり好ましい使い方とは言えません。
身につけなくてはならない鍵や貴重品を入れておく分には問題ないとは思いますが、極端な私物での使用は控えた方がよいでしょう。

デスクの3段目の引き出しがカギ!3段目の整理について

最後になりましたが、トリを飾るのは大引出しの存在です。
上記でも説明しましたが、ここには一般的に1番使用するサイズのA4サイズの書類をファイルに入れ保管することが可能なスペースです。
保管するときには、書類のみだとぐちゃぐちゃになりますので、必ずファイリングすることをオススメします。
ファイルする素材としては、ボックスファイルや厚型ファイルなど書類の量によって無駄なく綴ることで他のスペースも有効活用していきましょう。
鍵が閉まるタイプの多い大引出しなので、大切な契約書関係や個人情報のファイルなどもここの引出しに保管することをオススメします。

デスクまわりが乱雑だと、仕事や業務にどのような支障をきたすのか

ここまで、整理整頓方法として色々お伝えしてきましたが参考頂けたでしょうか?
個々の仕事内容、使用用途によって保管しておくものは異なるので一概にはお伝えできませんが、デスクはあくまでも会社の所有物であることも忘れてはいけません。
あなた1人のものではなく、みんなも用事があれば使用することもあるので、常に整頓しておくという意識も忘れてはならないのです。
会議の書類をどこにしまったのかわからなくなって、探してるうちに遅れてしまったなんて自体も起こりかねません。
勿論自分で日頃使っているので愛着、私物感が出てきてしまう気持ちもわかります。
ただ、会社から預かっている物という気持ちも持ちながら大切に整理整頓しながら使用することでまわりの人からの見る目も勿論良い印象に変化しますが、あなた自身も効率が良くなった、見ていて気持ちがいい等、間違いなく良い方向へと向かうものだとわたしは思います。

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