書類の基本の整理方法を理解して、仕事ができる人間になろう

書類の基本の整理方法を理解して、仕事ができる人間になろう

営業の仕事をしていると、日中はデスクにいないので書類を整理する時間がないという人も多いでしょう。しかし、いつの間にかデスクの上は書類でいっぱいになってしまっていませんか。

効率良く仕事するためにも、デスクの上の書類はきちんと整理するようにしましょう。その整理方法について今回は詳しく説明します。

まずは書類を分けることから始めましょう。面倒だと感じるかもしれませんが、時間はそれほどかかりません。

書類を整理した後は、その状態をキープするだけです。そのコツについても説明しますので、参考にして下さい。

スポンサーリンク

関連のおすすめ記事

スッポンをトイレに収納するには?ケース付きスッポンはおすすめ

トイレが詰まった時に役立つラバーカップ、いわゆるスッポンですが、使った後の収納場所に困りませんか? ...

五徳掃除に適した洗剤とは?洗剤を使い分けていつも綺麗に!

キッチン掃除で手を付けたくない箇所のひとつに「五徳」があります。 五徳を掃除する時は、汚れ具合によ...

デスクの整理整頓におすすめのグッズと収納のコツを教えます

毎日仕事に追われていると、デスクの上や引き出しの中を整理整頓をする時間もないという人も多いのではない...

窓掃除に新聞紙がおすすめな理由と掃除方法について解説します

大掃除の時しか窓の掃除をしないという人も多いかもしれませんが、窓はホコリなどによって意外と汚れていま...

便器の黄ばみにはクエン酸。スッキリ清潔トイレの作り方

いつの間にか便器にできる黄ばみ。 この黄ばみの正体を知っていますか? この便器の黄ばみには、...

【掃除のコツ】壁紙についた喫煙による黄ばみを落とすための方法

壁紙についてしまった黄ばみ。その原因は喫煙によるものが多いと言われています。 しかし、賃貸マン...

重曹を使った掃除でお風呂をもっと綺麗に!効果的な重曹の使い方

お風呂掃除には重曹がベストだという話を耳にしても、実際どのように使いこなせばいいのかわからない方も多...

風呂のシロッコファン換気扇の掃除方法や注意点・掃除頻度を解説

風呂のシロッコファン換気扇を掃除したいと思っても、手順がわからないと掃除をすることができません。 ...

レンジの掃除はセスキにおまかせ!セスキでの掃除方法とメリット

電子レンジの中の汚れを綺麗に掃除したい時は、セスキ炭酸ソーダを使った掃除がおすすめです。 電子...

お風呂を大掃除する時は順番が大切!正しい順番を理解しましょう

年に一度お風呂の大掃除をする時、まず浴槽から掃除を始めるという人が多いのではないでしょうか。 ...

レンジ掃除に重曹以外のものを使って頑固な汚れを落としましょう

キッチンや洗面台などいろいろな場所に使用できる「重曹」ですが、電子レンジの掃除 には重曹以外にもおす...

排水の匂い対策!立ち上がってくる嫌な匂いを解消する方法

排水口からなのか、ふと鼻につく嫌な匂い。 部屋中に漂う匂いがとにかく不快で、今すぐ匂いをなんとかし...

電子レンジの掃除を重曹を使って汚れを楽に落とす方法

毎日一度は使用する便利アイテムの電子レンジ。 しかし気がつくとレンジの内側が、汚れがひどくなってい...

服を片付けるコツ!片付けしやすい持ち数の服にすることも大切

「服を片付けたいけどコツがわからない」「山積みの服をどうしたらいいのかわからない」そんな悩みありませ...

お風呂の洗剤がなくても代用できるものとその掃除方法

お風呂の掃除をしようと思った時に専用の洗剤を切らしていることに気づくと、掃除することをあきらめてしま...

スポンサーリンク

効率よく仕事するための書類の整理方法の基本について

仕事用の書類を整理するためには、まずは書類を3種類に分ける必要があります。

  • 今現在の仕事に使う書類
  • 保管する必要がある書類
  • 業務マニュアルや取扱説明書など

今現在携わっている仕事に直接関係ある書類に関しては、まとめて1箇所に置いておいて、いつでも見られるようにしておくのが基本です。それらがさまざまな書類に紛れ込んでしまうと、いざ使いたい時に見つけ出すことが出来ずに、仕事に大きく支障を来してしまう恐れがありますので、きちんと整理しておく必要があります。

過去に携わった仕事に関しての書類や、法律によって一定期間は保管しておくことが義務付けられている書類なども、ないがしろには出来ません。いつでも取り出せるように、まとめて保管しておきましょう。

また、業務マニュアル等の社内全体で共有する必要がある書類に関しては、個人で保有せずに、部署内の人間すべてが閲覧できる場所にまとめて保管しておくと良いでしょう。

上記の3種類に該当しない書類は、早い段階で処分すべきです。その作業を怠っていると、不要な書類ばかりがどんどん溜まっていき、結果的にその後の仕事自体に支障をきたすことになりかねませんので、日頃から定期的に書類の必要性を見直す作業を行うと良いでしょう。

基本の整理方法で仕事に関する書類を分けたら、整理を始めよう

デスク周りの書類を3種類に分類できたら、今度はわかりやすいようにファイリングしていきます。書類の多くはA4サイズなので、ファイリングする際もすべて同じサイズに統一します。書類の枚数が少ない案件は、それぞれクリアファイルに入れて分けて保管します。書類の枚数が多くて1枚のクリアファイルには収まりきらない場合には、ファイルボックスを使ってひとまとめにしておくのも良いでしょう。

過去の仕事に関するものは、バインダーなどを使ってまとめます。整理する順番は時系列でも50音順でも、自分のわかりやすいように決めておきます。

すべてのファイルごとにインデックスシールで見出しを付けましょう。じっくりと仕分けを行う時間がない時には、とりあえず付箋に必要事項を書いてファイルに貼っておいて、時間のある時に忘れずに見出しをつけるようにします。

デスクの上の書類整理におすすめのグッズを紹介します

他にもデスク上に書類が溜まるのを防ぐ方法として、卓上のレターケースを使って整理するのもオススメです。A4サイズの書類がピッタリと収まるタイプだと、引き出しごとに分けて書類を整理出来るので、散らかりやすいデスクの上をスッキリさせることが出来ます。
ただし、書類をケースにしまってしまうと、大切な書類がすぐにどこにあるのかが探し出せなくなってしまうので、あくまでも書類を整理した後に保管するために使うか、書類の一時置き場として活用するようにしましょう。ただ散らかったデスクの見栄えを良くするために、書類整理もせずにそのまま収納するのはやめましょう。

書類を整理したファイルは、デスクの引き出しに寝かせたまましまわずに、なるべく立てて収納します。デスク上に空きスペースがあれば、背表紙が見えるタイプのファイルボックスを使うことで、ひと目で書類を探し出すことが出来るので、時間を無駄にすることなく仕事に集中出来ますね。

書類の整理が終わったら、きれいなデスクのまま維持できるようにしよう

職場でのペーパーレス化が進む一方で、依然として膨大な会議資料などは紙で配布され、あいかわらず書類の量が減っていないという職場も多いのではないでしょうか?きちんとデスクが整理整頓されてる人は、仕事もそつなく計画的に進められるタイプである場合が多いです。

デスクをきれいな状態で維持するには、意識して使う紙の量を減らすことが必要です。すぐに何でもかんでもプリントアウトするのをやめて、電子データを活用することで、他の社員との情報共有もスムーズに行えますし、印刷時にかかるコストも減らすことが出来ます。

また、週に一回と時間を決めて、書類を整理する習慣をつけるのも良い方法です。書類が溜まってから整理するよりも、溜まる前にその都度整理したほうが、圧倒的にラクなのです。各書類を項目ごとに分け、不要なものはその時点で処分します。
すぐにとっておくべきかどうか判断出来ない書類は、一時保管場所に置いておき、月に一回ほどの頻度で処分するかどうかを最終的に判断する時間を作ると良いでしょう。

書類の整理方法のコツを理解して、仕事ができる人になろう

以前、私の知り合いの女性が勤めていた職場で育児休暇を取得する際、たまたま別の知り合いがその間だけ彼女の代わりに働くことになったのですが、短い引き継ぎ期間にも関わらず、何の問題もなくスムーズに仕事をこなすことが出来たそうです。その大きな理由として挙げていたのが、すべての仕事に関する書類や資料が、わかりやすく整理整頓されていたことです。

仕事に関するマニュアルも独自にきちんと整備され、もちろん無駄な書類などは一切なく、その業務を初めて担当する人間にもわかりやすいように、きちんとファイリングされていたので、とてもありがたかったと話していました。彼女はもともと頭の回転が早く、物事の判断が瞬時に出来るタイプの人ではありましたが、仕事に関してもやはり、デキる人は違うなと思うエピソードでした。

このように、デスクの整理整頓ひとつとっても、やはり仕事のデキる人は違うのです。必要な書類かどうかの判断を後回しにする人は、それ以外の重要な判断をするタイミングまでも逃してしまうものです。「今出来ることはすぐにやる」の意識が大切なのです。

何でもかんでも考えなしに捨ててしまうのはいけませんが、必要かどうか瞬時に判断できない書類はとりあえずよけておいて、あとで早めに見直すか、スキャンしてデータ化するといった対策をすることで、デスクが書類で埋もれてしまうのを防ぎ、効率よく仕事をこなせる人を目指しましょう。

日常の掃除のコツカテゴリの最新記事