書類の整理術を身につけ仕事をスムーズに。できるオトコの整理術

書類の整理術を身につけ仕事をスムーズに。できるオトコの整理術

書類の整理術を身につければ、頭の中がスッキリします。

そうすると、やるべき仕事が見えてきて、よりスムーズに仕事が進んでいくでしょう。
書類がすぐに見つける事ができると、仕事の効率が上がります。

デジタル化の時代、モバイルツールでファーストアクションサーチができる今、紙の資料は化石と言っても過言ではありません。

ですが完全にペーパーレス化することはできません。

これからご紹介する書類の整理術を身につけて、書類に振り回されないビジネスをしていきましょう。

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仕事の書類の基本的な整理術、捨てる・破棄する・処分する

溜まりに溜まる仕事の書類達。
机の上に山積みに、ファイルボックスや引き出しの中でゴチャゴチャ、整理したい気持ちはあるけれど、この状態では何から手をつければ良いか戸惑ってしまう方が多いのではないでしょうか。

会社の書類を片付けるためにはまず整理から始めましょう。
これは片付けの基本です。
整理は使用する書類とそうでないものに分け、使用しないものを全て処分します。
この整理を行うだけでもぐちゃぐちゃの書類は随分と減るでしょう。

 

処分する書類を見分けるコツ

  • いつか使うかもという書類は使用しないことが多い
  • イベントや講習などののお知らせ内容の期限を過ぎたら必要なくなる
  • 同じような書類は1つにする
  • 原本、コピーなど2重にとっていてある場合は原本のみで十分である
  • 同じ会社のパンフレットなどとっておく場合は最新版のみで良い
  • 終了した事業の書類はとってく必要があるのかないのか

このように整理するだけでも随分と書類は減ることでしょう。
こうすることでこの後の片付け、収納作業が楽になりますよ。

書類を整理できない人の特徴とは

「念のため」「いつか使うかも」「とりあえず」このように書類をとっておくことで、いつ何があっても対応できるようにと書類を片付けられない理由付けにしているだけかもしれません。
もしくは、仕事に対するコンプレックスの現れという行為ともとれます。
ミスが多い、クレームが多いなど仕事がなかなか上手く行かないことをもの(書類)をとっておくことで安心感を得ようとしています。
しかし、それは仕事の負の連鎖を作り出す行為ということに気がついていない人がいます。

書類を整理しないと仕事の効率は上がらない

書類を探し出すところから始めると仕事にスムーズに取りかかることができません。

仕事に対する大きな目標がない方、現状維持で良い、自分が良ければ良いと会社の事をあまり考えてない人が多いです。
このような人はそうでない人と仕事に対するモチベーションに差があります。
あまり仕事へのモチベーションがない人に書類を整理できない方が多いです。

書類の整理術がわからない、仕事が出来ないなど自分はできない人間だと思いこんでいます。

意識を変えることで、誰でも仕事の書類を上手く整理することができます。仕事へのモチベーションをあげることができます。

自分はできない人間と決めつけるのではなくまず行動を起こしてみましょう。

書類の超整理術!その書類の目的は?期限を決めて分類する

仕事の書類を整理する時は、まずその書類が何の目的で取っておいたものなのかを考え分類していきましょう。

書類収納のファイルにはラベリングする

バインダーやファイルには必ずラベルを貼ります。
ラベルがなければ書類が必要な時、あれにこれもとファイルを開いては閉じと無駄な行為をしてしまいます。
このようなことを避けるために一目見て何に関連している書類が納めてあるかわかるようにしておくことが大切です。
一定の期間が過ぎると必要のなくなる書類はバインダーよりもクリアファイルにまとめて付箋を使ってラベリングしていくと再利用できるので便利ですよ。

書類の期限を分類する

事業進行中のもの、終了したもの、念のためにとっておくものと3つに分けることができると思います。
終了したものと念のための書類は捨てられるものが多くでてきますので、必然的に書類を減らすことが可能です。
終了しても今後のために必要なものは原本をわかりやすく保管し、その他のものは必要なものか見定めて収納しましょう。

書類の収納ファイルやボックスの大きさ

ファイルやボックスは全てA4サイズサイズで統一しましょう。
サイズを統一することでスッキリして探し出しやすくなります。

書類が片付く呪文、仕事の効率をアップさせるためには

仕事の効率をアップさせる方法は、まさに書類の整理をすることです。

書類が机の上や引き出し、ひどい方は下にまで山積みとなりこれは資料を探し出すだけでも1日に15~20分の時間ロスを生み出します。
必要な書類が1枚ではなく、2枚3枚と続くと時間ロスはどんどん増えていく一方です。
仕事ができる人は、書類整理がきちんとされ机の上がキレイな状態、仕事を頼まれたら必要な書類を見つけすぐにとりかかれる状態にあるはずです。

仕事と片付けはこのような繋がりがありますので、書類が整理できない=仕事ができないと思われても仕方がありませんし、自らそれを発信しているようなものです。
この記事の読者のあなたはきっとそんな自分を変えたい方ですね。

書類を溜め込まないとっておきの整理術を教えます。

念のための書類は使わない

まず、「念のため」と書類をとっておく方が非常に多いです。
しかし使わない事がほとんどです。
保管してある程度の期間使わなければ今後も使うことはありません。
もし心配でしたらスキャンしてパソコン上に残しておくことで、書類が行き場を失うことはありません。

書類をとりあえず置いとこうは禁止

「とりあえずここに置いとこう」これは書類が上手く整理できない人のやりがちな行為です。
この繰り返しがあっちにもこっちにもと書類の山ができてしまう原因です。
必要なものかどうかをその都度見定め、書類整理を先延ばしにせずすぐに仕分けしましょう。

書類にはクリアファイルやラベリングの使用

同じ事業や案件など書類が何枚にもわたる場合はファイルを作れば収納は簡単でしょうが、書類が1枚や2枚のみのもの、期限をすぎれば必要のない書類などは収納がしづらいです。
これらはクリアファイルにまとめ、必要な時にすぐに探し出せられるよう付箋やラベルで印をつけておきます。
そして期限が過ぎたら破棄しましょう。

新しい書類は左に収納

仕事をしていれば書類は毎日のようにあります。書類は重ねて置くのではなく、ファイリングして縦に収納しておきます。
とっておく新しい書類は左側に納めていくと右側にどんどんずれていく書類は古いものになります。
定期的に整理し破棄していくことで書類が山積みにはなりません。

あなたの書類整理術は間違っている!?仕事ができる人は書類をこう分類している

仕事ができる人は書類を溜め込むことはしません。
なぜなら、書類を溜め込むことで仕事の時間ロスや、仕事へのモチベーションが下がることがわかっているからです。
もともと几帳面な性格という個人差も多少はありますが仕事ができる人はいかに効率よく動くことを考えている方が多いです。

仕事が出来る人の書類の整理術

書類の配置を決める

机の上、机の後ろの棚、引き出しの中、など書類をバラバラに収納しない。
収納場所を一箇所に決めてまとめると必要な時に探し出すのが楽です。

書類をジャンルごとではなくその日ごとに分ける

書類をジャンルごとに収納してしまうと事業が何件も同時進行した時にわからなくなるのでその日ごとに分け左から収納していく。
こうすることでしなければいけない仕事を忘れることがなくなります。

名刺類

書類と共に溜まっっていく名刺も同じく、もらった順に名刺入れに納めていきます。
前に来れば来るたび古くなりますね。
定期的に名刺入れを前から整理していくことで、いつ頃頂いたものなのか、今でも関係はあるかないか、これによって必要のない名刺を破棄することができ名刺が溜まり放題ということはありません。

彼らはこのような整理術を使ってもらった書類をすぐに整理し、なおかつその行動が仕事にも反映されるという連鎖を起こしているのです。

あなたもこの習慣を身につけ仕事へのモチベーションを上げでみましょう。

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