机を整理して仕事の効アップ!会社のデスクを整理整頓する方法

机を整理して仕事の効アップ!会社のデスクを整理整頓する方法

あなたの会社の机が散らかっているのなら、きちんと整理をしましょう。整理整頓されている机だと、仕事の効率も上がって働きやすくなります。

ですが、整理整頓が苦手だと、どんなふうに片付ければ良いのかわからないものです。
実際整理整頓が得意な人であれば、会社の机も散らからないものです。

ここでは、整理整頓が苦手な人に、会社の机を綺麗に片付けるコツやポイントをご紹介します。
机が片付いていると嬉しいメリットもありますので、そちらもチェックして整理整頓を心がけてくださいね。

また、片付けられた机を保つ方法についてもご紹介しますので、そちらも併せて確認してみてください。

スッキリと片付いた机で作業をすれば、効率よく仕事をすることができますよ。

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机の整理をすると仕事にメリットがある

仕事をしているとどうしても散らかってしまいがちなデスクです。
そんなデスクをきれいにするにはどのような対策をとれば良いのか、効率的な良い方法をお伝えしたいと思います。
一般的に「整理整頓しなさい!」という言葉を良く聞きます。
では、整理と整頓の違いを知っていますか?

  • 整理
    不必要なものを取り除く、乱れた状態を片付けることなどを言います。
  • 整頓
    乱れているものをキチンと片付けること、片付けて整った状態にすることを言います。
    まとめて見ますと、「いらないものを破棄し、片付けて整えること」が整理整頓と言うわけなのです。
    毎日使用しているデスクですので、どうしても日々の書類、文具が散らばりやすい環境になってしまうのもわかります。
    整理整頓することで仕事に対しておこるとっても大きなメリットを何点か紹介したいと思います。

まわりの見る目が変わる

デスクが散らかっているということは、汚らしいと見られイコール不潔に繋がります。
仕事は人とのコミュニケーションがとっても大切です。「デスクが散らかってても気にならないだらしない人」に見られてしまいます。
デスクまわりもそうですが、身なりも含めきれいに整理整頓されているとあなた自身の人格が見直されるというメリットがあるでしょう。

仕事の作業が時短になる

「なぜきれいだと時短に?」と思う人がいるかもしれませんが、整理整頓されている空間だと、物が探しやすいですよね?
会議の資料を1週間前にもらって乱雑に机の上に置いておいたけど、日にちがたっているためいざ会議の日に探してもなかなか見つからない…なんて経験はありませんか?
書類を作りたいのにペンがどこにいったかわからなくて、机の上の物をかき分けながら探したことはありませんか?
片付けておくだけでこの作業がすぐに済むのです。
それが時短です。
勿論仕事の効率アップにもつながるでしょう。

集中力にも影響する

デスクでパソコン入力や書類作成をしていたとします。
整理整頓されていないデスクは、様々な物が散らかっているため視界に入りなかなか集中して作業に打ち込めないという悪影響を及ぼします。
スッキリ片付いているだけで、目線が必要なところに集中できるということなのです。

仕事で使う机の整理をするポイント

では、どのように整理をすると効率良い使い方が出来るのでしょうか?
何点かまとめてみましたので参考にしてみて下さい。

物の位置を毎回同じ場所に固定する

散らからないポイントです。
散らかってしまう特徴として忙しければ忙しい程、とっさにデスク上に書類を「ポンっ」と置いてしまうのもわかります。
ただ、場所さえ明確に決めておけば「引出しを一度開けてしまって引出しを閉めるだけで完了」な場合とさほど時間に差はないと思いませんか?
ペンは右横の小引出し、書類は右一番下の大引き出しのファイルの中。等場所を決めておくだけなのです。

棚などを活用して常に整頓しておく

100円ショップにも置いてますが、A4サイズの書類が入る棚やペンたてなど収納グッズを利用する方法もオススメです。

仕事場の机の引き出しは使う頻度を考えて整理収納を

今まで、机の上が引出しの役目をしていた状態だった場合、どこに何をどうしまえばよいのかわからないですよね?
ここからは、引出し自体に何をどのようにしまえば良いのか私流で紹介していきたいと思います。

センター引出しの収納

座った時にお腹の部分にくるのが、このセンター引出しです。
横長で高さが無いためどうしても書類は重ねて保管する形になってしまいます。
この引出しは基本的には空にしておきましょう。
唯一入れておくのは長いものさしくらいでしょうか。
せっかくの引出しですが、毎日忙しいあなたにとって便利に活用出来るよう、なぜ空にしておくのかは、あとで下記で紹介しますね。

右側一番上の小引出しの収納

一番小さいとも言えるこの引出しは、なかなか書類を入れるスペースがとれません。
基本的には文房具を保管しておきましょう。
ペンやパンチ、朱肉などをしまう場所です。
B5サイズで仕切りがついた文房具専用の収納ケースが100円ショップでも販売していますので、それを置きそれぞれの文具の場所を固定しておくことで簡単に取り出し簡単にしまえるという流れになるのです。

右側真ん中の中引出しの収納

ここの引出しは人それぞれの使いみちがある、自由な引出しとも言えます。
例えば、私物を入れている人もいます。
小さいカタログなんかもしまって置ける場所です。領収書なども入りますしメモ帳など、大きさは無いけど高さが若干有るものに対応してくれる引出しと言えるでしょう。

右側一番下の大引出しの収納

ここは、誰しもが活用している代表的なものと言えば書類保管スペースです。
紙だとペラペラですが、ファイルにしまい立てて保管することが出来るので溜まりやすい書類を保管するにはピッタリの引出しです。

机の上に溜まってしまった書類を整理して仕事の効率をアップ

いつの間にかデスク上が書類で、ごちゃごちゃになっていたなんて話しはよく聞きます。
では、そんな書類をどのように整理することで効率よく仕事をこなすことが出来るのか、お伝えしていきたいと思います。

収納ケースを利用する

先程少し紹介しました、書類を保管して置けるA4サイズの書類ケースです。
例えばその書類ケースをデスクの右斜め奥に設置したとします。
棚ごとに入れておく書類の名目をテープでつけておきます。
例としては(3段あったとして)

  • 一番上は、「未整理書類」
  • 真ん中は、「会議書類」
  • 一番下は、「使用済み書類」

など、大きく分けて期日の過ぎた書類は一度「使用済み書類」の棚にスッとしまいます。時間のある時を見計らって確認しながら破棄するといった流れです。
そうすることで、何でもかんでもデスク上にあった書類は大きく分類することができるので、しっかり整理整頓が可能になります。
なぜ「未整理書類」を一番上段にしたかと言うと、一番使う頻度の高い書類だからこそしまいやすい場所である上段に設けたというわけなのです。
いくら見出しをつけて整頓しようとしても、使いづらかったら結局使わなくなってしまうのでなんの意味もありません。
必要頻度が高いものこそ、取り出しやすい場所を設置するという事も工夫が必要でしょう。

整理整頓された机を保持するポイント

やっとの事で、一度整理整頓が完了したとします。
では、その状態を継続させるにはどのような工夫が必要なのでしょうか?
最後にお伝えしたいと思います。

センター引出しを活用する

ここで登場するのが唯一空にしておく引出しのセンター引出しの存在です。
毎日溜まっていく書類関係、様々な物を一旦センター引出しへ保管します。
日時業務が終わったら、1日のまとめとしてセンター引出しを整理して変えるというスタイルに定着させるだけで、毎日整頓されたデスクを保持することができます。

こまめに片付ける

これは、簡単なようで意外と難しいですよね。
忙しい1日がやっと終わる頃、デスク上を片付けて帰宅するという気力さえ残っていない場合もありますよね。
ですので、せめてセンター引出しを利用するか書類収納ケースを利用するなど、デスク自体が雑多にならないよう心がけるだけでもきれいな空間を保つことができるのです。

ここまで、デスク上の整理整頓について様々な方法をお伝えしてきましたがいかがでしたでしょうか?
仕事の内容、勤務時間によっても状況が違うので整理整頓を毎日こなすことは難しいとも言えますが、誰しもきれいなデスクは気持ちが良い物ですよね?
最初は頑張って整理整頓をこなして苦痛であっても、その日々の週間が当たり前になってきます。整理整頓時間が毎日の日課になれるようチャレンジしてみて下さいね。

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