書類の基本の整理方法を理解して、仕事ができる人間になろう

営業の仕事をしていると、日中はデスクにいないので書類を整理する時間がないという人も多いでしょう。しかし、いつの間にかデスクの上は書類でいっぱいになってしまっていませんか。

効率良く仕事するためにも、デスクの上の書類はきちんと整理するようにしましょう。その整理方法について今回は詳しく説明します。

まずは書類を分けることから始めましょう。面倒だと感じるかもしれませんが、時間はそれほどかかりません。

書類を整理した後は、その状態をキープするだけです。そのコツについても説明しますので、参考にして下さい。

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効率よく仕事するための書類の整理方法の基本について

仕事用の書類を整理するためには、まずは書類を３種類に分ける必要があります。

• 今現在の仕事に使う書類
• 保管する必要がある書類
• 業務マニュアルや取扱説明書など

今現在携わっている仕事に直接関係ある書類に関しては、まとめて１箇所に置いておいて、いつでも見られるようにしておくのが基本です。それらがさまざまな書類に紛れ込んでしまうと、いざ使いたい時に見つけ出すことが出来ずに、仕事に大きく支障を来してしまう恐れがありますので、きちんと整理しておく必要があります。

過去に携わった仕事に関しての書類や、法律によって一定期間は保管しておくことが義務付けられている書類なども、ないがしろには出来ません。いつでも取り出せるように、まとめて保管しておきましょう。

また、業務マニュアル等の社内全体で共有する必要がある書類に関しては、個人で保有せずに、部署内の人間すべてが閲覧できる場所にまとめて保管しておくと良いでしょう。

上記の３種類に該当しない書類は、早い段階で処分すべきです。その作業を怠っていると、不要な書類ばかりがどんどん溜まっていき、結果的にその後の仕事自体に支障をきたすことになりかねませんので、日頃から定期的に書類の必要性を見直す作業を行うと良いでしょう。

基本の整理方法で仕事に関する書類を分けたら、整理を始めよう

デスク周りの書類を３種類に分類できたら、今度はわかりやすいようにファイリングしていきます。書類の多くはＡ４サイズなので、ファイリングする際もすべて同じサイズに統一します。書類の枚数が少ない案件は、それぞれクリアファイルに入れて分けて保管します。書類の枚数が多くて１枚のクリアファイルには収まりきらない場合には、ファイルボックスを使ってひとまとめにしておくのも良いでしょう。

過去の仕事に関するものは、バインダーなどを使ってまとめます。整理する順番は時系列でも５０音順でも、自分のわかりやすいように決めておきます。

すべてのファイルごとにインデックスシールで見出しを付けましょう。じっくりと仕分けを行う時間がない時には、とりあえず付箋に必要事項を書いてファイルに貼っておいて、時間のある時に忘れずに見出しをつけるようにします。

デスクの上の書類整理におすすめのグッズを紹介します

他にもデスク上に書類が溜まるのを防ぐ方法として、卓上のレターケースを使って整理するのもオススメです。Ａ４サイズの書類がピッタリと収まるタイプだと、引き出しごとに分けて書類を整理出来るので、散らかりやすいデスクの上をスッキリさせることが出来ます。
ただし、書類をケースにしまってしまうと、大切な書類がすぐにどこにあるのかが探し出せなくなってしまうので、あくまでも書類を整理した後に保管するために使うか、書類の一時置き場として活用するようにしましょう。ただ散らかったデスクの見栄えを良くするために、書類整理もせずにそのまま収納するのはやめましょう。

書類を整理したファイルは、デスクの引き出しに寝かせたまましまわずに、なるべく立てて収納します。デスク上に空きスペースがあれば、背表紙が見えるタイプのファイルボックスを使うことで、ひと目で書類を探し出すことが出来るので、時間を無駄にすることなく仕事に集中出来ますね。

書類の整理が終わったら、きれいなデスクのまま維持できるようにしよう

職場でのペーパーレス化が進む一方で、依然として膨大な会議資料などは紙で配布され、あいかわらず書類の量が減っていないという職場も多いのではないでしょうか？きちんとデスクが整理整頓されてる人は、仕事もそつなく計画的に進められるタイプである場合が多いです。

デスクをきれいな状態で維持するには、意識して使う紙の量を減らすことが必要です。すぐに何でもかんでもプリントアウトするのをやめて、電子データを活用することで、他の社員との情報共有もスムーズに行えますし、印刷時にかかるコストも減らすことが出来ます。

また、週に一回と時間を決めて、書類を整理する習慣をつけるのも良い方法です。書類が溜まってから整理するよりも、溜まる前にその都度整理したほうが、圧倒的にラクなのです。各書類を項目ごとに分け、不要なものはその時点で処分します。
すぐにとっておくべきかどうか判断出来ない書類は、一時保管場所に置いておき、月に一回ほどの頻度で処分するかどうかを最終的に判断する時間を作ると良いでしょう。

書類の整理方法のコツを理解して、仕事ができる人になろう

以前、私の知り合いの女性が勤めていた職場で育児休暇を取得する際、たまたま別の知り合いがその間だけ彼女の代わりに働くことになったのですが、短い引き継ぎ期間にも関わらず、何の問題もなくスムーズに仕事をこなすことが出来たそうです。その大きな理由として挙げていたのが、すべての仕事に関する書類や資料が、わかりやすく整理整頓されていたことです。

仕事に関するマニュアルも独自にきちんと整備され、もちろん無駄な書類などは一切なく、その業務を初めて担当する人間にもわかりやすいように、きちんとファイリングされていたので、とてもありがたかったと話していました。彼女はもともと頭の回転が早く、物事の判断が瞬時に出来るタイプの人ではありましたが、仕事に関してもやはり、デキる人は違うなと思うエピソードでした。

このように、デスクの整理整頓ひとつとっても、やはり仕事のデキる人は違うのです。必要な書類かどうかの判断を後回しにする人は、それ以外の重要な判断をするタイミングまでも逃してしまうものです。「今出来ることはすぐにやる」の意識が大切なのです。

何でもかんでも考えなしに捨ててしまうのはいけませんが、必要かどうか瞬時に判断できない書類はとりあえずよけておいて、あとで早めに見直すか、スキャンしてデータ化するといった対策をすることで、デスクが書類で埋もれてしまうのを防ぎ、効率よく仕事をこなせる人を目指しましょう。